Działaj dwa razy szybciej, metoda Pareto w praktyce

Działaj dwa razy szybciej

Co byś powiedział, gdybyś mógł pewne czynności wykonywać dwa razy szybciej niż dotychczas? Co by to dla Ciebie oznaczało? Koniec z nadgodzinami? Znalazłbyś nagle mnóstwo dodatkowego czasu do wykorzystania na rozwój swojego hobby lub dla rodziny? Czy nie byłoby super? Okazuje się, że to wcale nie jest wizja science-fiction.

O co w tym wszystkim chodzi?

Pewnie zastanawiałeś się kiedyś, może nawet kilka razy, jak zwiększyć swoją produktywność i znaleźć choć odrobinę dodatkowego czasu w ciągu dnia. W Internecie jest dostępnych wiele „sprawdzonych” sposobów na to jak poradzić sobie z problemem nadmiaru zadań i brakiem czasu. Jak zwykle część z tych metod działa a część po prostu nie.

Chciałbym Ci przedstawić bliżej jedną taką metodę z pierwszej grupy. Czyli taką, która działa. Technika ta opiera się na zasadzie Pareto.

Na czym to polega?

Jeśli już słyszałeś o zasadzie Pareto, możesz pominąć tą część. Jeśli nie, to już wyjaśniam.

Pomijając zbędne szczegóły chodzi o to, że tylko 20% twoich działań daje ci aż 80% wszystkich korzyści. Pozostałe 80% twojego wysiłku to jest, z punktu widzenia twoich osiągnięć, po prostu zbędne.

Dalej brzmi mgliście? W takim razie kilka przykładów. Wyobraź sobie, że:

  • 20% Twoich klientów generuje 80% Twojego zysku.
  • Przez 20% czasu w pracy (ok. 1,5 h) wykonujesz aż 80% swoich zadań.
  • 80% zadań na egzaminie dotyczy jedynie 20% materiału z zajęć.
  • Jedynie przez 20% czasu na zajęciach językowych uczysz się 80% przydatnych dla Ciebie pojęć, terminów i gramatyki nowego języka.
  • Przez 80% swojego czasu nosisz 20% swoich ubrań.

Oczywiście 20/80 to tylko uśrednione liczby zaobserwowane podczas badań naukowych. Musisz wiedzieć, że w rzeczywistości taki podział też występuje, jednak stosunek może być nieznacznie inny. Np. niektóre osoby mogą potrzebować jedynie 10% swojego czasu, aby wykonać aż 90% pracy, którą im zlecono.

Co to oznacza dla Ciebie?

W teorii jest to bardzo prosta zasada. Mówi ona właściwie tyle, że potrzebujemy jedynie małej części swojego czasu i energii (ok. 20%) do tego, aby wykonać większość pracy, przygotować produkt lub opanować nowe umiejętności na zadowalającym poziomie. Pozostałe 80% naszego wysiłku to już tylko „upiększanie” i udoskonalanie lub po prostu marnowanie.

Teraz wystarczy uświadomić sobie, że nic nie będzie perfekcyjne. Pracując nad czymś, nie ważne czy nad nowym produktem czy nad regularnymi zadaniami w pracy, zawsze będzie niedosyt i wizja na kolejne ulepszenia i poprawki. Często kolejne udoskonalenia twojej pracy nigdy nie będą docenione. Odbiorca po prostu ich nie zauważy. Dla twojego szefa praca wykonana na 80%-90% twoich możliwości będzie równie dobra jak ta wykonana na 99%. Podobnie odbierają to Twoi klienci.

Wystarczy więc, że odrzucisz odpowiednie 80% swojej pracy i wysiłku, a efekt będzie równie dobry jak dotychczas.

Ale jak to zrobić?

Postaraj się podejść do tego jak najprościej. Jedną ze skutecznych technik jest wykonanie następujących kroków:

  • podziel projekt na 3-4 mniejsze kawałki
  • dla każdego z wydzielonych kawałków wypisz po 5 szczegółowych zadań
  • wybierz jedynie jedno najważniejsze zadanie dla każdego kawałka
  • Pozostałe zadania odrzuć

Zobacz jak to wygląda na poniższej infografice.

zasada pareto w praktyce

Proste, prawda?

Czy to na pewno wystarczy?

Zazwyczaj tak. Tak jak już wcześniej napisałem: nikt nie jest doskonały. Zawsze będziesz chciał coś poprawić i ulepszyć. Najważniejsze to wiedzieć kiedy przestać, żeby oszczędzić sobie zbędnej pracy. Dla większości odbiorców twoja praca będzie równie dobra jak ta wykonana w 99%.

Jeśli jednak z jakiegoś powodu potrzebujesz więcej, to możesz zastosować tą technikę kilkakrotnie.

Teraz trochę obliczeń 🙂 Gdy już wykonasz 20% pracy podziel pozostałe 80% na kawałki i znów wybierz z nich te najważniejsze 20%. W ten sposób poświęcając jedynie 36% wyjściowego czasu i energii osiągniesz poziom 95% doskonałości. Przekładając to na prostszy język: ograniczając swoją pracę do jednej trzeciej zachowujesz prawie idealne efekty 😉

Czy to jest dla wszystkich?

Oczywiście, że nie.

Po pierwsze, jeśli liczysz na to, że będziesz wykonywał tylko część swojej pracy, aby mieć więcej czasu na oglądanie telewizji lub gry komputerowe, to zapomnij o tym pomyśle. To nie jest metoda dla leniwych. Już sama selekcja tych mitycznych 20% zadań wymaga pewnego wysiłku. Poza tym jest to metoda poprawiająca produktywność, a nie promująca lenistwo.

Po drugie, są zawody, w których to się nie sprawdzi. Dobrym przykładem jest lekarz – kardiochirurg. Czy chciałbyś, aby wykonał tylko 20% procedur zaplanowanych podczas operacji Twojego serca? Tak myślałem.

Jednak w większości przypadków możesz się doszukiwać zasady Pareto. Spróbuj zastosować ją w swojej pracy, szkole czy domu. Sam się przekonasz, że działa a Ty zyskasz dodatkowy czas dla siebie i rodziny. Od dzisiaj działaj dwa razy szybciej!

Masz jakieś inne swoje sprawdzone pomysły na poprawę produktywności i zwiększenie wydajności pracy? Jeśli tak, to podziel się w komentarzu lub na facebooku. Im więcej pomysłów tym lepiej.

Facebook
Facebook
Google+
Google+
http://mojdobryplan.pl/dzialaj-dwa-razy-szybciej/
YouTube
YouTube
RSS
Follow by Email